Når du skriver til os

Vi behandler personoplysningerne til følgende formål:

Aarhus Kommune behandler personoplysninger om både borgere, foreninger, virksomheder, ansatte og samarbejdspartnere i forbindelse med udførelsen af grundlæggende myndigheds- og forvaltningsopgaver i kommunen.

Aarhus Kommunes magistratsafdelinger behandler personoplysninger i forbindelse med udførelsen af de magistratsspecifikke myndigheds- og forvaltningsopgaver.

Læs mere om behandlingerne af personoplysninger i magistratsafdelingernes privatlivspolitikker her:

Behandling af personoplysninger i Borgmesterens Afdeling

Behandling af personoplysninger i Børn og Unge

Behandling af personoplysninger i Kultur og Borgerservice (1)

Behandling af personoplysninger i Sociale Forhold og Beskæftigelse

Behandling af personoplysninger i Sundhed og Omsorg

Behandling af personoplysninger i Teknik og Miljø

Aarhus Kommune behandler desuden personoplysninger i forbindelse med udarbejdelse af statistikker og videnskabelige undersøgelser til understøttelse af arbejdet med: aktindsigter, byrådsforespørgsler, budgetmodeller og økonomianalyser, udvikling af kommunes tilbud, ressourceplanlægninger, evaluering og forbedring af vores indsatsstrategier, og til bidrag ind i vores myndighedsopgaver og faktiske forvaltningsvirksomhed. Der offentliggøres ikke resultater, hvor det enkelte individ kan identificeres, og kun yderst få medarbejdere har adgang til oplysningerne ved udarbejdelsen af statistikkerne.

Reglerne for vores behandling af personoplysningerne følger af nedenstående lovgivning, bekendtgørelser og vejledninger til disse:

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 – almindelige personoplysninger

Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2 – følsomme personoplysninger

Databeskyttelseslovens § 8 - strafbare forhold

Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1 - personnumre

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, artikel 9, stk. 2 og artikel 10 jf. databeskyttelsesloven § 10 - videnskabelige undersøgelser og/eller statistiske formål

Offentlighedsloven, forvaltningsloven og arkivloven - journaliseringspligt, notatpligt, aktindsigt og arkivering

Aarhus Kommune kan behandle følgende kategorier af personoplysninger:

Almindelige personoplysninger som f.eks. navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer.

Følsomme personoplysninger som race og etnisk oprindelse, politisk overbevisning, religiøs og filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold, genetiske data, biometriske mhp. entydig identifikation, helbredsoplysninger og seksuelle forhold eller seksuel orientering.

Fortrolige oplysninger som f.eks. CPR-numre og lovovertrædelser.

De konkrete personoplysninger vil fremgå af magistratsafdelingernes privatlivspolitikker.

Aarhus Kommune benytter eksterne samarbejdspartnere og leverandører af en række services og tekniske løsninger for at understøtte kommunens arbejdsopgaver. Disse samarbejdspartnere og leverandører behandler i visse tilfælde dine personoplysninger efter instruks fra Aarhus Kommune.

Der kan desuden ske videregivelse af dine personoplysninger i forbindelse med en aktindsigtsanmodning. Der vil i så fald kun være tale om ikke-tavshedsbelagte personoplysninger.

Hvis Aarhus Kommune efter en konkret vurdering videregiver oplysninger til en anden selvstændig dataansvarlig, har denne ansvaret for, at du får besked om, at der er indsamlet personoplysninger ved Aarhus Kommune. En sådan videregivelse vil kun finde sted i overensstemmelse med lovgivningen, og vil altid kun omfatte nødvendige relevante data. For videregivelser til forskere gælder altid, at en eventuel offentliggørelse af undersøgelsens resultat ikke må ske på en sådan måde, at det er muligt at identificere enkeltpersoner.

Intern udveksling af oplysninger i kommunen

I Aarhus Kommune udveksler vi personoplysninger mellem magistratsafdelingerne, når udveksling af personoplysningerne er nødvendig for de opgaver, som Aarhus Kommune er pålagt at varetage som myndighed.

Der kan i forbindelse med behandlingen ske overførsel af personoplysninger til tredjelande (lande uden for EU/EØS), f.eks. i forbindelse med teknisk bistand. Grundlaget for overførslen til tredjelande sker på baggrund af enten:

• EU-Kommissionens standard kontrakter om overførslen til tredjelande, eller
• Data Privacy Framework (amerikanske virksomheder, der er certificeret af det amerikanske handelsministerium. Certificeringen betyder, at beskyttelsen af dine personoplysninger er underlagt samme beskyttelsesniveau, som var de behandlet i EU/EØS

Du kan bede om en kopi af overførselsgrundlaget eller det vil blive gjort tilgængelig for dig ved henvendelse til Aarhus Kommunes databeskyttelsesrådgiver: Skriv sikker mail her

Aarhus Kommunen modtager personoplysninger om dig, hvis du:

·         Sender kommunen et brev eller en mail, hvor dit navn, adresse og andre former for personoplysninger indgår

·         Ringer til kommunen med oplysninger fx vedrørende en ny eller eksisterende sag

·         Giver kommunen oplysninger på et møde

·         Benytter dig af en af kommunens selvbetjeningsløsninger

Aarhus Kommune kan også modtage personoplysninger om dig fra:

·         Andre magistratsafdelinger i kommunen, når udvekslingen er nødvendig for udførelsen af kommunens myndigheds- og forvaltningsopgaver

·         Andre borgere

·         Offentlige myndigheder, institutioner og virksomheder

·         Offentlige registre, fx Det Centrale Personregister, SKAT, Det Digitale Motorregister mv.

Når Aarhus Kommune behandler personoplysninger om dig, er der forskellige retningslinjer for, hvor længe vi skal gemme dine oplysninger. Det varierer alt efter, om det f.eks. drejer sig om en sag i Jobcentret, en byggesag eller en jobansøgning. Inden for visse fagområder skal vi aflevere dine sager og informationer til Rigsarkivet, inden vi må slette dem. Dette reguleres af arkivloven.

Det vil fremgå af magistratsafdelingernes privatlivspolitikker, hvilke slettefrister der er gældende for de konkrete behandlinger.

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af personoplysningerne. 

Du har ret til at anmode om indsigt i oplysningerne vi har om dig. Du har også ret til at anmode om berigtigelse eller sletning af oplysninger, og du kan også bede om en begrænsning af behandlingen af oplysningerne. Du skal dog være opmærksom på, at kommunen typisk er forpligtet til at gemme de oplysninger vi har noteret om dig, indtil den gældende slettefrist indtræder. Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen.

Hvis behandlingen vedrører videnskabelige og statistiske undersøgelser hjemlet i databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra e bortfalder en række rettigheder så som indsigt, indsigelse og berigtigelse, jf. databeskyttelseslovens §22, stk. 5 om begrænsninger i rettigheder ved videnskabelige og statistiske behandlinger.

Hvis behandlingen beror på dit samtykke, kan du til hver en tid trække samtykket tilbage, dog uden at det ændrer på lovligheden af den behandling, der allerede måtte være foretaget.

Du kan læse mere om dine rettigheder i de magistratsspecifikke privatlivspolitikker og her se, hvem du skal kontakte, hvis du vil gøre brug af dine rettigheder.

Datatilsynet har udgivet en vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Hvis du har spørgsmål til Aarhus Kommunes behandling af dine personoplysninger kan du kontakte Aarhus Kommune - skriv sikker mail her eller på telefonnr. 89402000.