Løntilskudsrefusion

Gå til SKS og tryk SKS i boksen Aarhus Kommune:

I logger på med MitID Erhverv.

Den første bruger fra virksomheden der logger på oprettes automatisk som virksomhedens brugeradministrator.

De næste brugere ”banker på” til systemet ved første logon, hvorefter virksomhedens brugeradministrator kan autorisere den nye bruger og tildele rettigheder under menupunktet Administration. Det anbefales, at mindst 2 medarbejdere er administratorer.

Bemærk, at der i nogle tilfælde kan der gå et par timer fra den første medarbejder logger sig på, til SKS giver adgang.

Når en bruger logger på SKS, vil vedkommende i topmenuen kunne se, hvilke adgange brugeradministratoren har tildelt. Udover Løntilskud kan også Jobrotation, Personlig Assistance, Voksenelev, Fleksjob og Administration. Herunder ses et eksempel på en begrænset adgang:

Hvis I undlader I at logge på systemet i ca. et halvt år, bliver jeres godkendelse ved Aarhus kommune af sikkerhedshensyn fjernet. Er dette sket, kan I kontakte medarbejder Kurt Andersen, tlf. 87 13 34 84, der kan genetablere jeres adgang.

I kan desuden se den fulde vejledning til adgang her:

Når I har fået adgang til SKS, kan I på forsiden se, hvilke anmodninger, I har oprettet.

I kan se behandlingsstatus på jeres anmodninger, og hvilke beløb anmodningerne indeholder.

Evt. anmodninger oprettet i NemRefusion på Virk.dk kan først ses, når Aarhus Kommune har indlæst dem.

I opretter anmodning om løntilskudsrefusion ved vælge tilskudsformen Løntilskud i øverste menu. Tryk herefter Søg bevillinger. (Tryk ikke Søg anmodninger, da I her vil tilgå tidligere oprettede anmodninger)

Nu ses en liste indeholdende bevillinger af løntilskud i Aarhus kommune. Kan I ikke finde den aktuelle bevilling, skal I kontakte os.

Gå nu til den aktuelle bevilling og tryk Opret anmodning. 

Vigtigt: Husk at sætte den rigtige periode på anmodningen: I får kun udbetalt løntilskudsrefusion for den periode, som er oplyst på jeres anmodning.

Når I anmoder om løntilskudsrefusion, må perioden, der anmodes om refusion for, ikke have start og slut i forskellige år. I sådanne tilfælde skal der laves to anmodninger. I modsat fald vil anmodningen ikke kunne sendes.

Den indtastede periode skal svare til optjeningsperioden. Hvis fx timerne på lønsedlen for maj er optjent fra 20. april til 19. maj, så skal start på anmodningen angives til 20. april og slut angives til 19. maj (ikke 1. maj og 31. maj). Husk også at indrapportere optjeningsperioden til skat.

Anmoder I om løntilskudsrefusion på timer, som ligger udover bevillingen, skal I anmode om refusion af overarbejdstimer. Der skal i disse tilfælde fremsendes dokumentation for, at øvrige medarbejdere i tilsvarende stillinger har mindst en tilsvarende mængde overarbejde. Denne dokumentation sendes særskilt som sikker post til irk@msb.aarhus.dk. Husk at angive anmodningsnummeret fra SKS eller bevillingsnummeret fra VITAS som reference. Bemærk, at der ikke udbetales løntilskudsrefusion til overarbejde hos offentlige arbejdsgivere, jf. BAB § 73, stk. 2, hvoraf fremgår, at eventuelt over- og merarbejde skal afspadseres.

Første gang I laver en anmodning på en ny bevilling, er det ikke sikkert, at satser findes på bevillingen i SKS. I dette tilfælde advarer systemet om, at der ikke kan laves beregning af anmodningen. Det forhindrer dog ikke, at I kan sende anmodningen.

Husk altid at vedhæfte en kopi af lønsedlen, når I anmoder om løntilskudsrefusion.

Udbetaling af løntilskudsrefusion sker til den NemKonto, der er tilknyttet jeres virksomheds CVR-nummer. Hvis virksomheden ikke har en NemKonto, kan løntilskudsrefusion ikke udbetales.

Udbetalingen foretages med reference LTCCCCCC.AAAA.AAAAAAA. (LT står for løntilskud. CCCCCC er borgerens fødselsdato.  AAAA.AAAAAAA er nummeret på anmodningen i SKS). Referencen ses normalt under Besked til modtager.

Forudsat at der ikke er udfordringer med anmodninger oprettet inden den 15. i en måned, sendes disse til udbetaling senest ved månedens udgang. Anmodninger oprettet efter den 15. i en måned sendes således til udbetaling ved udgangen af efterfølgende måned. Udbetaling af løntilskudsrefusionen foretages dog ikke, før lønnen er udbetalt.

Udbetalingen sker 3-5 bankdage efter, vi har behandlet anmodningen. Den sædvanlige behandlingstid er under 14 dage. Dog kan ferie og ekstraordinær travlhed påvirke behandlingstiden.

Overblik over udbetalinger

Ønsker I at se, hvilke udbetalinger der er foretaget, ses disse i SKS. 

Vælg tilskudsformen Løntilskud i øverste menu. Vælg herefter Søg fakturaer. I ser nu en liste indeholdende foretagne udbetalinger, og hvilken periode de dækker.

Dokumentation for udbetaling

I SKS kan I tilgå grundlag for foretagne udbetalinger. Aarhus Kommune udsender ikke særskilt information om udbetalinger.

Vælg tilskudsformen Løntilskud i øverste menu. Vælg herefter Søg anmodning. I ser nu en liste indeholdende alle anmodninger. Anmodninger, som allerede er behandlet har status Godkendt af jobcenter. Det fremgår af listen, hvornår anmodningen er behandlet, samt hvilket beløb der er udbetalt.

Ved tryk i venstre side af anmodningen kan I tilgå yderligere informationer.

I vil se følgende:

Tryk på PDF-ikonet for at danne en side med alle oplysninger. Siden kan udskrives.

Gå til NemRefusion på Virk.dk:

Vælg Start selvbetjening og log på med MitID Erhverv.

Nedenstående instruks er dateret før 1. oktober 2023. Det har ikke været muligt at få oplysning om evt. ændringer.

Gå til menupunktet Ny indberetning og vælg Løntilskudsrefusion.

I skal oprette en sag på hver borger, I ansøger om løntilskudsrefusion på. På sagerne indtastes en række grundoplysninger.

Når I oplyser data om Antal timer, angives det samlede antal timer i perioden ekskl. evt. overarbejdstimer. 

Anmoder I om løntilskudsrefusion på overarbejdstimer vedhæftes dokumentation for, at øvrige medarbejdere i tilsvarende stillinger har mindst en tilsvarende mængde overarbejde. Der udbetales ikke løntilskudsrefusion til overarbejde hos offentlige arbejdsgivere, jf. BAB § 73, stk. 2, hvoraf fremgår, at eventuelt over- og merarbejde skal afspadseres.

Når nødvendige oplysninger er afgivet på hver enkelt side trykkes Næste. Herefter åbnes næste side. Fortsæt med dette indtil I kan underskrive anmodningen digitalt.

Vi anbefaler, at I udskriver eller gemmer anmodningen som PDF. Aarhus Kommune har ikke direkte adgang til NemRefusion, men modtager derimod jeres anmodning som sikker mail. Vi oplever sjældne gange, at denne procedure fejler. Skulle det ske, vil vi så have mulighed for at genoprette jeres anmodning ud fra den gemte udskrift eller PDF.

Da Aarhus Kommune ikke har adgang til NemRefusion og jeres indtastede anmodninger, kan I via NemRefusion ikke se information om beløb til udbetaling eller behandlingsstatus. Ønsker I at tilgå disse oplysninger, skal I anvende SKS.

Hvis I senere skal søge løntilskudsrefusion på samme borger, kan I fremsøge vedkommende under Mine Sager.

Udbetaling af løntilskudsrefusion sker til den NemKonto, der er tilknyttet jeres virksomheds CVR-nummer. Hvis virksomheden ikke har en NemKonto, kan løntilskudsrefusion ikke udbetales.

Forudsat at der ikke er udfordringer med anmodninger oprettet inden den 15. i en måned, sendes disse til udbetaling senest ved månedens udgang. Anmodninger oprettet efter den 15. i en måned sendes således til udbetaling ved udgangen af efterfølgende måned. Udbetaling af løntilskudsrefusionen foretages dog ikke, før lønnen er udbetalt.

Udbetalingen sker 3-5 bankdage efter, vi har behandlet anmodningen. Den sædvanlige behandlingstid er under 14 dage. Dog kan ferie og ekstraordinær travlhed påvirke behandlingstiden.

Overblik over udbetalinger

Ønsker I at se, hvilke udbetalinger der er foretaget, ses disse i systemet SKS. I kan i afsnittet Løntilskudsrefusion via SKS her på siden se mere om, hvordan I tilgår SKS.

Vælg tilskudsformen Løntilskud i øverste menu. Vælg herefter Søg fakturaer. I ser nu en liste indeholdende foretagne udbetalinger, og hvilken periode de dækker.

Dokumentation for udbetaling

I SKS kan I tilgå grundlag for foretagne udbetalinger. Aarhus Kommune udsender ikke særskilt information om udbetalinger.

Vælg tilskudsformen Løntilskud i øverste menu. Vælg herefter Søg anmodning. I ser nu en liste indeholdende alle anmodninger. Anmodninger, som allerede er behandlet har status Godkendt af jobcenter. Det fremgår af listen, hvornår anmodningen er behandlet, samt hvilket beløb der er udbetalt.

Ved tryk i venstre side af anmodningen kan I tilgå yderligere informationer.

I vil se følgende:

Tryk på PDF-ikonet for at danne en side med alle oplysninger. Siden kan udskrives.