Fakturakrav til leverandører af personlige hjælpemidler

Fakturering og betalingsbetingelser

Alle fakturaer skal overholde standarderne bag Nem Handel (OIOUBL og OIORASP).

Aarhus Kommune understøtter følgende Nem Handels modtagerprofiler:

• OIOXML Elektronisk Regning
• Procurement-BilSim-1.0
• urn:www.nesubl.eu:profiles:profile5:ver2.0
• Reference-Utility-1.0

Fakturaer skal fremsendes elektronisk.

Administrativ Service modtager ikke elektroniske fakturaer fra LÆSIND bureauer.

Aarhus Kommune er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis de efterspurgte fakturaoplysninger helt eller delvist mangler.

Aarhus Kommune betaler ingen former for gebyrer, herunder fakturagebyr.

Aarhus Kommunes betalingsbetingelser er fakturaens fremsendelsesdag plus 30 kalenderdage.

Fakturaen skal fremsendes løbende, når produktet er udleveret i henhold til gældende bevilling.

Faktura skal fremsendes indenfor samme regnskabsår, som produktet er udleveret. Regnskabsåret for Aarhus Kommune følger kalenderåret.

Med udleveringstidspunkt menes det tidspunkt hvor hjælpemidlet, i endelig stand og i henhold til bevillingen er udleveret til borgeren.

Den fakturerede pris skal være identisk med leverandørens pris på leveringsdatoen, hvis fakturadatoen afviger fra denne.

Bevillingsperioden som fremgår af den konkrete bevilling skal overholdes. Det vil sige, at der kun må udleveres det bevilgede antal i den konkrete periode, som er angivet i den enkelte bevilling.

Fakturaen vil blive afvist, med krav om en kreditnota på beløbet og en ny faktura som svarer til det bevilgede beløb:

• hvis der konstateres fakturaer på udleverede hjælpemidler som ligger udover det bevilgede antal i bevillingsperioden

og/eller

• hvis der på løbende bevillinger konstateres et fakturabeløb som overstiger den pris, som det bevilgede kan købes til hos Aarhus Kommunes leverandør på udleveringstidspunktet.

Fakturaer for evt. produkter, som er udleveret uden gældende bevilling, vil tilsvarende blive afvist med krav om en kreditnota på beløbet.

Ved kreditnota: På kreditnotaer skal det tydeligt angives, hvilket konkret fakturanummer som kreditnotaen skal udligne. Kreditnotaen må ikke have samme nummer som den faktura der skal udlignes.

Hvis borgeren i forhold til bevillingen ønsker frit produktvalg og dermed får en merudgift, skal leverandøren udstede en faktura på merudgiften direkte til borgeren, som borgeren selv skal betale.

I henhold til bestemmelserne i Servicelovens bekendtgørelse nr. 1247 af 13/11/2017 § 6 stk. 3, skal det af fakturaen til Aarhus Kommune, klart og entydigt fremgå at borgers eventuelle egenbetaling er fratrukket.

Nogle leverandører af personlige hjælpemidler gør dette ved, at der i en separat varelinje, angives den konkret udleverede vare, enhed og varens pris. Derefter angives, ligeledes i en separat varelinje, den egenbetaling som borgeren har betalt til leverandøren. Beløbet fratrækkes prisen på det udleverede således, at slutbeløbet på fakturaen maksimalt svarer til det bevilgede beløb.

Det kan ikke på regnes, at Aarhus Kommune kan anvende ressourcer til systematisk gennemgang af kontoudtog på opfordring af leverandøren.

Følgende oplysninger skal fremgå af alle fakturaer:

• Bestillers eller borgers navn og adresse
• EAN-lokationsnummer på den enhed i Aarhus Kommune, som skal modtage fakturaen
• Personreference Navn på bestiller hvis denne ikke er identisk med bevillingshaveren
• Ordrenummer, det skal påføres i feltet ”købers ordrenummer” i fakturafilen.
• Leverandørens CVR- eller SE-nummer, navn og adresse og telefonnummer, identisk med det CVR/SE nummer som er angivet i den indgåede aftale.
• Fakturadato (udstedelsesdato)
• Fakturanummer, - et unikt nummer, som kun består af en talrække.
• Betalingsdato i henhold til Aarhus Kommunes gældende betalingsfrist
• Mængden angivet med antal af mindste bestillingsenhed, identisk med tilbudslisten (Tilbudslistevarer).

• Varebetegnelse på det udleverede – af varebetegnelsen skal fremgå de egenskaber som fyldestgørende kendetegner den konkrete vare, således af varerne letforståeligt, entydigt og klart kan adskilles fra hinanden, primært med varetype og sekundært med mærkenavn eller lignende, gerne i et alment og letforståeligt sprog. Varebetegnelsen skal være identisk med varebetegnelse på tilbudslisten (Tilbudslistevarer)

• Unikke varenumre, identiske med tilbudslistens (Tilbudslistevarer).
• Momsgrundlaget, pris pr. enhed uden afgift samt eventuelle prisnedslag og rabatter, hvis disse ikke er indregnet i prisen pr. enhed
• Gældende momssats samt det momsbeløb, der skal betales
• Fakturatotal inkl. moms
• Priser og fakturabeløb angives med to decimaler

For personlige hjælpemidler, bestilt af og leveret til borgeren på baggrund af en bevilling, skal desuden fremgå:

• Navn, adresse og cpr. nummer på den enkelte borger, som bevillingen er udstedt til. Oplysningerne skal angives i feltet Leveringspart.
• Leveringsdato - den dato, hvor levering af varerne foretages eller afsluttes, forudsat at en sådan dato er forskellig fra fakturadatoen. Leveringsdatoen skal være entydig.
• Dato på den bevilling, som varen er udleveret efter, skal angives i feltet ”Ordrereference ID”.
• Cpr. nummer - for den enkelte borger, som bevillingen er udstedt til. Cpr. Nummeret skal skrives i kolonnen med overskriften ”Yd. modtagernummer” (ydelsesmodtager nummer) på hver enkelt varelinje.
• Cpr. nummerets registrantnummer kode eller ydelsesmodtagerkode er 02 og skal skrives i kolonnen ”YMK” på hver enkelt varelinje.
• At evt. merudgifter som følge af ”frit valg” er opkrævet hos borgeren. Oplysningen skal angives på en separat fakturalinje.

Praktisk kan dette gøres ved at det konkret udleverede produkt angives med de aktuelle specifikationer i én separat fakturalinje. Egenbetalingen angives i næste separate fakturalinje med ”Egenbetaling v. frit valg”. Borgers egenbetaling fratrækkes prisen på det udleverede således, at slutbeløbet på fakturaen maksimalt svarer til det bevilgede beløb.

Specielt for på ortopædisk fodtøj/almindeligt fodtøj med størrelsesforskel hos borgeren, skal desuden fremgå:

• At leverandøren har opkrævet den lovpligtige egenbetaling på ortopædisk fodtøj/ almindeligt fodtøj med størrelsesforskel hos borgeren. Oplysningen skal angives på en separat fakturalinje.

Praktisk kan dette gøres ved at det konkret udleverede produkt angives med de aktuelle specifikationer i én separat fakturalinje. Egenbetalingen angives i næste separate fakturalinje med ”Lovbestemt egenbetaling”. Borgers egenbetaling fratrækkes prisen på det udleverede således at slutbeløbet på fakturaen maksimalt svarer til det bevilgede beløb.  

Det vil sige, at hvis borger BÅDE har en lovpligtig egenbetaling på fodtøjet og en egenbetaling som følge af frit produktvalg skal beløbene for egenbetaling angives i to forskellige fakturalinjer.

Fakturaer på produkter udleveret som følge af en bevilling skal fremsendes til Administrativ Service, Sundhed og Omsorg, Grøndalsvej 2, 8260 Viby på EAN-nummer: 5790000421527