Kommuneplanlægning

Vi behandler personoplysninger om dig for at kunne udføre vores opgaver som offentlig myndighed inden for fysisk planlægning, herunder administration af planloven og anden relevant planlægningslovgivning. Det omfatter bl.a. vores arbejde med kommuneplaner, helhedsplanlægning, høringer, planfaglige vurderinger samt den generelle behandling af forespørgsler og sager inden for kommuneplanområdet.

Vi indsamler primært oplysningerne fra dig selv, når du kontakter os eller indsender materiale som led i en sag eller proces. Derudover kan vi indsamle oplysninger fra offentligt tilgængelige kilder og – når det er nødvendigt for sagens behandling – fra andre parter, f.eks. andre forvaltninger, myndigheder eller registre.

Vores behandling af personoplysninger sker på baggrund af databeskyttelsesforordningens

• artikel 6, stk. 1, litra c (behandling nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse), og
• artikel 6, stk. 1, litra e (behandling nødvendig for at udføre en opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse).

Behandlingen kan også omfatte personoplysninger, som du selv vælger at give os i forbindelse med bidrag til høringer, dialog eller sagsfremstillinger.

I forbindelse med vores arbejde inden for fysisk planlægning behandler vi som udgangspunkt almindelige personoplysninger, herunder:

·         Navn,  Adresse,  Kontaktoplysninger (f.eks. e-mail og telefonnummer)

·         Sags- eller henvendelsesrelaterede oplysninger, som du selv giver os

·         Oplysninger om din relation til en ejendom (f.eks. ejer, lejer, repræsentant)

·         Eventuelt geodata eller oplysninger knyttet til arealer/ejerforhold, når de kan henføres til en bestemt person

·         CPR‑ eller CVR‑nummer (når det er nødvendigt for at kunne identificere modtagere og opfylde vores forpligtelse til at orientere om høringer efter plan‑ og miljølovgivningen)

I forbindelse med høringer eller borgerdialog kan vi også behandle oplysninger, som du selv vælger at give os, f.eks.:

·         Bemærkninger, holdninger eller kommentarer i høringssvar

·         Oplysninger om interesser i et område (f.eks., nabo, grundejer, bruger af et område)

Som udgangspunkt behandler vi ikke følsomme personoplysninger (artikel 9-oplysninger). Hvis sådanne oplysninger i sjældne tilfælde forekommer, vil de alene blive behandlet, hvis du selv aktivt har givet dem til os, og hvis det er nødvendigt for sagens behandling.

Vi videregiver kun personoplysninger, når det er nødvendigt for at kunne behandle en sag eller gennemføre en planproces efter planloven eller anden relevant lovgivning. Modtagere kan være:

• Andre afdelinger i kommunen, når de skal bidrage til sagens behandling (f.eks. miljø, vej og trafik, ejendomsdata, borgerservice eller juridisk bistand).
• Andre offentlige myndigheder, når de har en rolle i planprocessen eller skal høres som led i lovpligtige procedurer (f.eks. regionen, staten, politi, beredskab, Kulturstyrelsen eller Styrelsen for Dataforsyning og Infrastruktur).

·         Klageinstanser, hvis sagen indgår i en klagesag

• Politisk niveau, herunder behandling i byrådet, Magistraten og relevante magistratsafdelinger, de stående politiske udvalg, borgmesteren eller de ansvarlige rådmænd
• Offentligheden, hvis oplysninger indgår i materiale, der offentliggøres som led i lokale høringer, planudkast eller beslutningsgrundlag. Vi offentliggør som udgangspunkt ikke private kontaktoplysninger, men dine bemærkninger kan blive offentliggjort i anonymiseret eller ikke-anonymiseret form – afhængigt af praksis og reglerne i offentlighedsloven og forvaltningsloven.
• Leverandører og databehandlere, der leverer digitale løsninger og systemer til kommunen (f.eks. høringsportaler, sagsstyringssystemer, GIS-løsninger, dokumenthåndtering). De behandler kun oplysninger efter instruks og har en databehandleraftale med kommunen.

Vi videregiver kun personoplysninger, når det er nødvendigt, relevant og lovligt efter databeskyttelsesreglerne. Oplysningerne deles aldrig med private aktører til markedsføring eller andre formål, der ligger uden for den kommunale myndighedsopgave.

Vi indsamler primært personoplysninger fra dig selv, når du henvender dig til os, indsender materiale eller deltager i en høring.

Derudover kan vi indsamle oplysninger fra:

• Offentligt tilgængelige kilder, f.eks. matrikeloplysninger og ejendomsdata
• Andre afdelinger i Aarhus Kommune, hvis de bidrager til sagens behandling
• Andre myndigheder, f.eks. regionen eller statslige styrelser
• Høringsportaler og digitale systemer, når du afleverer svar eller kommentarer der

Vi indsamler kun de oplysninger, der er nødvendige for at behandle sagen eller gennemføre planprocessen.

Vi opbevarer personoplysninger sikkert og i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne. Oplysningerne opbevares i Aarhus Kommunes IT‑systemer, som er beskyttet med adgangskontrol, logning og andre tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.

Personoplysninger opbevares kun så længe, det er nødvendigt for at behandle sagen eller gennemføre planprocessen – og efter de regler for journalisering og arkivering, som gælder for kommuner. Når oplysninger ikke længere er nødvendige, bliver de enten slettet eller overført til Arkiv for Aarhus Kommune efter arkivlovgivningen.

Du har en række rettigheder efter databeskyttelsesreglerne:

• Ret til indsigt – du kan få at vide, hvilke oplysninger vi behandler om dig.
• Ret til berigtigelse – du kan bede os rette oplysninger, der er forkerte.
• Ret til sletning – du kan i visse tilfælde bede om, at oplysninger slettes.
• Ret til begrænsning – du kan bede os begrænse behandlingen af oplysninger.

Du skal dog være opmærksom på, at vi kun i sjældne tilfælde kan imødekomme en anmodning om sletning. Kommuner er underlagt arkivloven, som kræver, at oplysninger bevares og senere afleveres til arkiv, og vi skal desuden opbevare oplysningerne, så længe de har administrativ eller retlig betydning.

Det betyder, at vi ikke på forhånd kan sige præcist, hvor længe dine oplysninger opbevares. Når de ikke længere er nødvendige for vores arbejde – og arkiveringskravene er opfyldt – bliver de enten slettet eller overført til Arkiv for Aarhus Kommune.

Hvem er ansvarlig for behandlingen?

Den dataansvarlige er:
Aarhus Kommune
Teknik og Miljø
Bystrategi, Kommuneplanlægning
Karen Blixens Boulevard 7
8220 Brabrand
Telefon: 41 85 97 76

E-mail: kommuneplan@mtm.aarhus.dk

Har du spørgsmål i forbindelse vores behandlinger af dine oplysninger, kan du kontakte os.  Hvis du har mere generelle spørgsmål til vores behandling af sine personoplysninger, kan du også kontakte Aarhus Kommunes databeskyttelsesrådgiver på e-mail: databeskyttelsesraadgiver@aarhus.dk

Du skal slutteligt vide, at det er muligt at klage til Datatilsynet over behandlingen af personoplysningerne. www.datatilsynet.dk