Tilknytning som kontaktperson til et barn indskrevet i Børn og Unges tilbud

Børn og Unge har fået oplyst at du skal tilknyttes som kontaktperson for et barn i vores tilbud. I den forbindelse gemmer vi dine oplysninger for at kunne administrere din adgang til Aula, for at dokumentere at du har haft adgang til barnets oplysninger i Aula og at opfylde reglerne i offentlighedsloven, forvaltningsloven og arkivlovloven om bl.a. journaliseringspligt, notatpligt, aktindsigt og arkivering.

I Børn og Unges dag-, SFO- og klubtilbud, skoler og ungdomsskole er det ofte en naturlig del af myndighedsudøvelsen at dokumentere med billeder eller video, hvordan vi arbejder og hvilke aktiviteter der foregår på enhederne. Det betyder at du eventuelt også kan fremgå af billeder, hvis du f.eks. deltager i en skolefest eller lignende som kontaktperson sammen med barnet.

Børn og Unge behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger: navn og relation til barnet
Følsømme personoplysninger: ingen
Fortrolige oplysninger: CPR-nummer

Børn og Unge videregiver eller overlader dine personoplysninger til følgende modtagere:

Børn og Unges databehandlere, der opbevarer personoplysninger sikkert på vegne af Børn og Unge på baggrund af en lovpligtig databehandleraftale.

Intern udveksling af oplysninger i kommunen
For at sikre den bedste understøttelse af arbejdet med børn og unge arbejder Børn og Unge ud fra et 0-18 års perspektiv, som giver Børn og Unge det bedste grundlag for samarbejde, videndeling og inddragelse af forældre.

I Børn og Unge udveksler vi derfor personoplysninger, når udveksling af personoplysninger er nødvendig for de opgaver, som Børn og Unge er pålagt at varetage som myndighed. Børn og Unges enheder udveksler f.eks. personoplysninger i overgangen fra dagtilbud til skole. Det gør vi for at sikre barnet de bedst mulige rammer og et godt tværfagligt samarbejde i vores tilbud. Tilsvarende udveksling af kan finde sted til andre relevante afdelinger i Aarhus Kommune f.eks. Sociale Forhold og Beskæftigelse, når det er nødvendigt i forbindelse med Børn og Unges opgaver.

Børn og Unges behandling af personoplysningerne via Aula sker i hos databehandlere uden for EU og EØS. De lovmæssige grundlag for overførsler til disse databehandlere er at der er indgået en EU standardkontrakt med databehandleren. Du kan bede om en kopi af overførselsgrundlaget ved henvendelse til post@mbu.aarhus.dk.

En forældremyndighedsindehaver for barnet har givet os dine oplysninger.

Behandlingen af dine personoplysninger sker i Aula og barnets Børne-/elev-/ungemappe.

Børn og Unge opbevarer dit barns og dine personoplysninger så længe det er nødvendigt, sagligt eller lovpligtigt for at opfylde de faglige formål, der er angivet under første afsnit om formål.

Børne-/elev-/ungemapper slettes 10 år efter barnet er gået ud af den enkelte enhed

Oplysninger i Aula slettes i løsningen 15 måneder efter barn/elev/forælder har mistet tilknytningen til alle tilbud (dog gemmes komme- og gå oplysninger, samt fraværsoplysninger jf. nedenstående)

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af personoplysninger om dig.

Du har ret til at anmode om indsigt i oplysningerne vi har om dig. Du har også ret til at anmode om berigtigelse eller sletning af oplysninger, og du kan også bede om en begrænsning af behandlingen af oplysningerne. Du skal dog være opmærksom på, at kommunen typisk er forpligtet til at gemme de oplysninger vi har noteret om dig, indtil den ovennævnte slettefrist indtræder.

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 21.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte Børn og Unge på sikker mail her.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk

Hvis du har spørgsmål – sådan kontakter du Børn og Unge

Hvis du har spørgsmål til Børn og Unges behandling af dine personoplysninger kan du kontakte Børn og Unge på sikker mail her.