PPR (Pædagogisk Psykologisk Rådgivning)

PPR behandler personoplysninger om dit barn og dig for at kunne behandle sagen vedrørende dit barns særlige behov, herunder nødvendig særlig støtte, hensyn og hjælp i dagligdagen i dag-, skole-, SFO- og klubtilbud. Alt efter hvilken type tilbud dit barn er indskrevet i, behandler PPR personoplysninger til følgende formål:

Hvis dit barn går i et dag-, SFO- og klubtilbud, behandler vi personoplysninger for at opfylde reglerne i dagtilbudsloven for bl.a. at

• fremme og støtte trivsel, udvikling og læring
• give familier fleksibilitet med hensyn til tilbud
• forebygge negativ social arv og eksklusion
• gøre overgange mellem tilbuddene sammenhængende

Hvis dit barn går i folkeskole, behandler vi personoplysninger for at opfylde reglerne i folkeskoleloven for bl.a. at

• samarbejde med forældrene og give eleverne kundskaber og færdigheder
• fremme den enkelte elevs trivsel og udvikling i det relevante skoletilbud
• skabe rammer for oplevelse, fordybelse og virkelyst
• forberede eleverne til deltagelse, medansvar, rettigheder og pligter i samfundet under hensyntagen til deres særlige behov

Hvis dit barn går i et særligt dag- og klubtilbud, behandler vi oplysningerne for at opfylde reglerne i barnet lov ved bl.a. at

• afklare behov og tilrettelægge hjælp til børn, der på grund af betydelig og varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne har behov for hjælp eller særlig støtte og behandling i særlige dag- og klubtilbud, som de ikke kan få i et almindeligt dag- eller klubtilbud

Derudover behandler vi dit barns og dine personoplysninger for at opfylde reglerne i offentlighedsloven, forvaltningsloven og arkivlovloven om bl.a.

• journaliseringspligt, notatpligt, aktindsigt og arkivering og i øvrigt princippet om god forvaltningskik

Vi behandler også personoplysninger for at støtte op om udarbejdelse af statistikker og videnskabelige undersøgelser til understøttelse af arbejdet med: aktindsigter, byrådsforespørgsler, budgetmodeller og økonomianalyser, udvikling af kommunes tilbud, ressourceplanlægninger, evaluering og forbedring af vores indsatsstrategier, og til bidrag ind i vores myndighedsopgaver og faktiske forvaltningsvirksomhed. Der offentliggøres ikke resultater, hvor det enkelte barn kan identificeres, og kun yderst få medarbejdere har adgang til oplysningerne ved udarbejdelsen af statistikkerne.

Reglerne for vores behandling af personoplysninger følger af:

• Dagtilbudsloven
• Folkeskoleloven
• Barnets lov (kapitel 8)
• Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område (kapitel 10)
• Databeskyttelsesforordningen (artikel 6, stk. 1, litra a, c og e, samt artikel 9, stk. 2, litra a, f og j)
• Databeskyttelsesloven (§8, § 10 og § 11)
• Arkivloven
• Offentlighedsloven
• Forvaltningsloven
• De relevante regler i bekendtgørelser og vejledninger, der knytter sig til de ovennævnte love
• Princippet om god forvaltningskik

PPR behandler følgende kategorier af personoplysninger om dit barn og dig:

• Almindelige personoplysninger, som bl.a. kan være navn, adresse, kontaktinformationer, sprog familiære forhold, forældremyndighed, billeder, oplysninger om barnets udfordringer, kompetencer og trivsel fagligt, socialt og i hjemmet, der indgår i dialogen mellem PPR, dagtilbud, skole, SFO/klubtilbud og hjemmet m.v.
• Følsømme personoplysninger, som bl.a. kan være helbredsoplysninger, herunder dit barns eventuelle diagnoser
• Fortrolige oplysninger, som bl.a. kan være CPR-nummer og barnets eventuelle lovovertrædelser, som måtte være relevante i forbindelse med indsatser for dit barn

Børn og Unge videregiver eller overlader dit barns og dine personoplysninger til følgende modtagere:

• Børn og Unges databehandlere, der opbevarer personoplysninger i sikre systemer på vegne af Børn og Unge på baggrund af en lovpligtig databehandleraftale. Oplysningerne i elektronisk form er fysisk opbevaret sikkert hos vores leverandører.
• Andre selvstændigt dataansvarlige myndigheder
• Til private tilbud, herunder private dagtilbud, puljeordninger, frie grundskoler og privatskoler
• Selvstændigt dataansvarlige forskere der udfører samfundsmæssig interessant forskning og statistik.

Hvis Børn og Unge efter en konkret vurdering videregiver oplysninger til en anden selvstændig dataansvarlig, har denne ansvaret for, at du får besked om, at der er indsamlet personoplysninger ved Børn og Unge. En sådan videregivelse vil kun finde sted i overensstemmelse med lovgivningen, og vil altid kun omfatte nødvendige relevante data. For videregivelser til forskere gælder altid at en eventuel offentliggørelse af undersøgelsens resultat ikke må ske på en sådan måde, at det er muligt at identificere enkeltpersoner.

Intern udveksling af oplysninger i Aarhus Kommune

For at sikre den bedste understøttelse og opfølgning på arbejdet med børn og unge i Aarhus Kommune arbejder Børn og Unge, herunder PPR, ud fra et 0-18 års perspektiv. Det giver Børn og Unge det bedste grundlag for samarbejde, videndeling og inddragelse af forældre.

I Børn og Unge udveksler vi derfor personoplysninger, når udveksling af personoplysninger er nødvendig for de opgaver, som Børn og Unge er pålagt at varetage som myndighed. Børn og Unges enheder udveksler f.eks. personoplysninger i overgangen fra dagtilbud til skole. Det gør vi for at sikre barnet de bedst mulige rammer og et godt tværfagligt samarbejde i vores tilbud. Tilsvarende udveksling af kan finde sted til andre relevante afdelinger i Aarhus Kommune f.eks. Sociale Forhold og Beskæftigelse, når det er nødvendigt i forbindelse med Børn og Unges opgaver.

Det er overvejende dit barn og dig som forælder, der giver PPR personoplysninger. I situationer, hvor det er nødvendigt og relevant for, at PPR kan løse sine opgaver vedrørende dit barn, kan vi også få personoplysninger fra andre enheder i Børn og Unge, f.eks. Pladsanvisningen, Sundhedsplejen og Børn og Unge-lægerne. Vi kan også få personoplysninger fra de tilbud, hvor dit barn er/har været indskrevet i (f.eks. dagtilbud, skoler, SFO- og klubtilbud) og fra andre magistratsafdelinger i Aarhus Kommune, f.eks. fra Sociale Forhold og Beskæftigelse.

Vi får i visse tilfælde også nødvendige personoplysninger fra andre offentlige myndigheder og instanser, f.eks.:

• CPR-registret
• Andre kommuner (hvis dit barn og dig f.eks. er tilflyttet fra en anden kommune)
• Regionale myndigheder eller tilbud, f.eks. Børne- og Ungdomspsykiatrisk Afdeling (BUA), regionale dagtilbud og opholdssteder m.v.
• Klageinstanser (f.eks. Ankestyrelsen eller Folketingets Ombudsmand)

PPR kan også modtage personoplysninger fra private, hvis du har givet de pågældende samtykke til at give PPR personoplysningerne, f.eks. oplysninger vedrørende dit barn fra en privatpraktiserende psykolog eller psykiater.

Behandlingen af dine og dit barns personoplysninger sker bl.a. i de elektroniske administrations- og sagshåndteringssystemer, som PPR anvender, når vi håndterer dit barns sag. Behandlingen af personoplysningerne sker f.eks. ved udarbejdelse af elektroniske dokumenter, f.eks. breve, e-mails, rapporter/vurderinger m.v. af dit barn, og også i forbindelse med eventuelle pædagogiske/kognitive tests, der foretages til brug for PPRs udredning og anbefalinger i forhold til dit barns særlige behov. PPR behandler også personoplysninger, når vi journaliserer dokumenter, herunder notater med mundtlige oplysninger, som vi modtager om dit barn, f.eks. mødereferater og beskrivelser af dit barn fra dagtilbud og skole m.v., eller hvis du kontakter os telefonisk om dit barns sag.

PPR sletter personoplysningerne i dit barns CPR-bårne sag, når oplysningerne afleveres til Statens Arkiv. PPR afleverer oplysninger til Statens Arkiv hvert 5. år. Oplysningerne slettes dog først, når dit barn eller du ikke har været i kontakt med PPR i 5 år. 

I de tilfælde hvor det er nødvendigt, sagligt eller lovpligtigt vil Børn og Unge samle relevante oplysninger fra ovenstående løsninger i barnets digitale mappe, for at sikre barnets trivsel og udvikling. Den digitale mappe slettes 10 år efter barnet er gået ud af den enkelte enhed.

Ved henvendelser og klager til PPR sker behandlingen af dit barns og dine personoplysninger i Børn og Unges sagsbehandlingssystem. Som offentlig myndighed har vi pligt til at journalisere ind- og udgående post efter offentlighedslovens regler. Børn og Unge opbevarer dit barns og dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt og sagligt for at opfylde de formål, der er angivet under afsnit 1. Derudover er Børn og Unge pålagt at opbevare personoplysningerne, indtil overlevering til arkiv efter arkivlovens regler. Vi kan på nuværende tidspunkt ikke sige, hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger i forbindelse med henvendelser og klager. Det afhænger af, hvornår vi konkret afleverer personoplysningerne til arkivmyndighederne.

Når PPR skal vurdere dit barns særlige behov, anvendes der i visse tilfælde pædagogiske/kognitive test.  Du vil blive orienteret, hvis en sådan test anvendes. Disse test laver automatisk en profil af dit barn på baggrund af de oplysninger, der indgår i testen. Et testresultat for dit barn står aldrig alene, men indgår som en del af det samlede grundlag for PPRs vurdering af dit barns særlige behov.

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til PPRs behandling af personoplysninger om dit barn og dig. 

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dit barn og dig selv rettet.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dit barn og dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer (se afsnit 5).

Vi har efter offentlighedsloven og arkivloven pligt til at journalisere og arkivere de oplysninger, vi modtager. Det betyder, at retten til sletning af oplysninger hos offentlige myndigheder er begrænset. Vi kan derfor kun slette oplysninger, hvis det er i overensstemmelse med offentlighedsloven og arkivloven.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dit barns og dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dit barns eller dine personoplysninger.

Ret til ikke at være genstand for en automatisk behandling

Når PPR i visse tilfælde anvender en pædagogisk/kognitiv test i udredningen af dit barns særlige behov (se under afsnit 6), dannes der på baggrund af de indtastede oplysninger en automatisk profil af barnet. Et testresultat for dit barn står aldrig alene, men indgår som en del af det samlede grundlag for PPRs vurdering af dit barns særlige behov.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte PPR på sikker mail her.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk