Indskrivning og skolegang ved Sygehusundervisningen

Vi behandler dit barns og dine personoplysninger til følgende formål:

• For at opfylde Børn og Unges forpligtelser i folkeskoleloven i forbindelse med Sygehusundervisningen i Aarhus kommune.

Reglerne for vores behandling af dit barns og dine personoplysninger følger af nedenstående lovgivning, bekendtgørelser og vejledninger til disse:

• Folkeskoleloven (§ 23, stk. 2), offentlighedsloven og forvaltningsloven, arkivloven, databeskyttelsesforordningen (artikel 6, stk. 1, litra a, c og e, samt artikel 9, stk. 2, litra a, f og j) og databeskyttelsesloven (§ 11)

Børn og Unge behandler følgende kategorier af personoplysninger om dit barn og dig:

• Almindelige personoplysninger, som navn, adresse, kontaktinformationer, familiære forhold, forældremyndighed, oplysninger om barnets kompetencer og trivsel fagligt og socialt, oplysninger der indgår i dialogen mellem institutionen/Børn og Unge og hjemmet m.v.

• Følsømme personoplysninger, helbredsoplysninger.

• Fortrolige oplysninger, CPR-nummer.

Børn og Unge kan videregive eller overlade dit barns og dine personoplysninger til følgende modtagere:

• Region Midtjylland

• Overlevering af helbredsoplysninger, skoleoplysninger og skoleobservationer.

• Pædagogisk Psykologisk Rådgivning

• Overlevering af skoleobservationer og skoleudtalelse.

• Socialforvaltningen

• Overlevering af skoleobservationer og skoleudtalelse.

• Modtagende skole
• Bosted eller behandlingsinstitution

• Overlevering af skoleobservationer og skoleudtalelse.

• Børn og Unges databehandlere, der opbevarer personoplysninger i sikre systemer på vegne af Børn og Unge på baggrund af en lovpligtig databehandleraftale.
• Selvstændigt dataansvarlige forskere der udfører samfundsmæssig interessant forskning og statistik.

Hvis Børn og Unge efter en konkret vurdering videregiver oplysninger til en anden selvstændig dataansvarlig, har denne ansvaret for, at du får besked om, at der er indsamlet personoplysninger ved Børn og Unge. En sådan videregivelse vil kun finde sted i overensstemmelse med lovgivningen, og vil altid kun omfatte nødvendige relevante data. For videregivelser til forskere gælder altid at en eventuel offentliggørelse af undersøgelsens resultat ikke må ske på en sådan måde, at det er muligt at identificere enkeltpersoner.

Intern udveksling af oplysninger i kommunen

For at sikre den bedste understøttelse og opfølgning på arbejdet med børn og unge i Aarhus Kommune arbejder Børn og Unge som tidligere nævnt ud fra et 0-18 års perspektiv. Det giver Børn og Unge det bedste grundlag for samarbejde, videndeling og inddragelse af forældre.

I Børn og Unge udveksler vi derfor personoplysninger, når udveksling af personoplysninger er nødvendig og relevant for de opgaver, som Børn og Unge er pålagt at varetage som myndighed. Børn og Unges enheder udveksler f.eks. personoplysninger i overgangen fra dagtilbud til skole. Det gør vi for at sikre barnet de bedst mulige rammer i vores tilbud og sikre et godt tværfagligt samarbejde. Tilsvarende udveksling af personoplysninger kan finde sted til andre relevante magistratsafdelinger i Aarhus Kommune f.eks. Sociale Forhold og Beskæftigelse, når det er nødvendigt i forbindelse med Børn og Unges opgavevaretagelse.

Hvis Børn og Unge efter en konkret vurdering videregiver oplysninger til en anden dataansvarlig, er det denne der har ansvaret for, at du får besked om, at denne har indsamlet dine personoplysninger hos Børn og Unge. En sådan videregivelse vil kun finde sted i overensstemmelse med lovgivningen.

Det er overvejende dit barn og dig som forælder, der giver Børn og Unge personoplysninger. I situationer, hvor det er nødvendigt og relevant for at Børn og Unge kan løse sine opgaver, kan vi også få personoplysninger fra andre magistratsafdelinger i Aarhus Kommune, f.eks. fra Sociale Forhold og Beskæftigelse.

Vi har også modtaget relevante personoplysninger fra følgende offentlige myndigheder:

• Region Midtjylland eksempelvis cpr.nr. og helbredsoplysninger.

Behandlingen af dit barns og dine personoplysninger i forbindelse med sygehusundervisning sker i Børn og Unges sagsbehandlingssystem.

Børn og Unge opbevarer dit barns og dine personoplysninger så længe det er nødvendigt og sagligt for at opfylde de formål, der er angivet under afsnit 1. Derudover er Børn og Unge pålagt at opbevare personoplysningerne, indtil overlevering til arkiv efter arkivlovens regler. Vi kan på nuværende tidspunkt ikke sige, hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger i forbindelse med sygehusundervisning. Det afhænger af, hvornår vi konkret afleverer personoplysningerne til arkivmyndighederne.

Hvis dit barn er bosat i Aarhus Kommune, vil vi i de tilfælde hvor det er nødvendigt, sagligt eller lovpligtigt vil Børn og Unge samle relevante oplysninger fra ovenstående behandling i barnets digitale mappe, for at sikre barnets trivsel og udvikling. Den digitale mappe slettes 10 år efter barnet er gået ud af den enkelte enhed.

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af personoplysninger om dit barn og dig. 

Du har ret til at anmode om indsigt i oplysningerne vi har om dig. Du har også ret til at anmode om berigtigelse eller sletning af oplysninger, og du kan også bede om en begrænsning af behandlingen af oplysningerne.

Retten til sletning af oplysninger hos offentlige myndigheder er begrænset på grund af reglerne om journalisering og arkivering.

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte Børn og Unge på sikker mail her.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk

Hvis du har spørgsmål – sådan kontakter du Børn og Unge

Hvis du har spørgsmål til Børn og Unges behandling af dine personoplysninger kan du kontakte Aarhus Kommunens databeskyttelsesrådgiver på sikker mail her.