Kom godt i gang med det nye skoleår - også i Aula
Sådan arbejder vi med anvendelse af Aula i Børn og Unge, Aarhus Kommune.
De lyse nætter er lige begyndt, og dermed nærmer næste skoleår sig hastigt. For det lille team, der arbejder med Aula i Børn og Unge, Aarhus Kommune, betyder det, at vi skal have vores vejledninger om årsrul og anvendelse af Aula opdateret og pudset af.
Vejledningerne skal være klar i god tid inden sommerferien.
Årsplan
Vi går frem efter en årsplan, som lægges hvert år midt i august. Formålet er, at:
- Lokale afdelinger ved, hvordan de bedst anvender Aula.
- Fælles Funktioner sender information ud om de lokale afdelingers opgaver i god tid.
- Aula-teamet får spredt opgaverne mest muligt ud over hele året.
Årsplanen beskriver:
- Begivenheder eller fokuserede indsatser relateret til Aula i løbet af året.
For eksempel opdateringer af Aula, årsrul og valg til dagtilbudsbestyrelser. - Kommunikation om Aula.
For eksempel kurser, årligt tilbagevendende opslag og kampagner samt vores information om årsrul. Planen beskriver også hvilke interne og eksterne medier, vi forventer at anvende.
Vores kommunikation om opgaver og anvendelse retter sig først og fremmest mod lokale ledere og medarbejdere. I løbet af året kommunikerer vi på flere planer, gennem opslag til:
- Ledere i vores ugentlige mail med ledelsesinformation.
- Superbrugere i grupper for henholdsvis skole, dagtilbud og fritidstilbud på vores fælles intranet.
- Alle ledere, medarbejdere og forældre i Aula.
Desuden har vi vores efterhånden omfattende sider med vejledninger på de fælles intranet:
Årsrul
Årets vigtigste begivenhed er årsrullet i skole og SFO. Det foregår altid i henholdsvis den sidste weekend af juni for skolernes vedkommende, og først i august for SFO.
Vi kommunikerer på begge sider af årsrullet, da der er nogle opgaver, som skal løses før årsrullet, og andre opgaver som skal løses efter. Som noget nyt i år, formidler vi også dette gennem to kurser i maj måned.
Alle opgaverne er beskrevet i vores vejledninger til henholdsvis skoler og SFO:
Både skoler og SFO opfordres til at følge vejledningerne meget nært, da selv små ændringer eller fejl kan føre til ekstra arbejde for lærere og pædagoger og ikke mindst de medarbejdere, der står for årsrullet.
Anvendelse
Årsrullet er en god anledning til at kommunikere om god anvendelse af Aula. Så det gør vi ekstra meget ud af både før og efter sommerferien.
Principper for anvendelse
Fundamentet for det vi gør med Aula er, at alle skal stræbe efter:
1. Ensartet anvendelse af Aula
2. Tydelig struktur
- Modtagerne skal vide, hvor de finder hvad - for eksempel lektier og ugebreve.
3. Mindre strøm af information
- Målret kommunikation til grupper og saml information, der godt kan vente eller er nice-to-know i et infobrev eller ugens opslag. Giv gerne mere ansvar til børn og unge.
- Aula er først og fremmest en platform til kommunikation mellem skolen, dagtilbuddet eller fritidstilbuddet og hjemmet. Aula er som udgangspunkt ikke til information fra den kommunale forvaltning, frivillige foreninger, kulturinstitutioner med videre.
4. Fælles aftaler
- Vær tydelig om, hvad I forventer af forældrene, og hvad de kan forvente af jer i Aula.
5. Klart budskab og enkelt sprog
- Skriv enkelt, kort, undgå fagsprog og forkortelser og skriv i aktivt sprog.
- Gør det klart for forældrene, om de skal handle på kommunikationen og hvordan.
Kom godt i gang med det nye skoleår - også i Aula
”Det tager kun 15 minutter at komme i digital topform til det nye skoleår.”
Denne video er lavet for at skolerne kan vise videoen på et personalemøde inden skoleåret går i gang, og bruge det som udgangspunkt for at genopfriske aftaler og drøfte eventuelle udfordringer med deres fælles anvendelse af Aula.
Vi sender linket ud i god tid inden sommerferien, så skolerne har mulighed for at tage den med i deres planlægning af de første uger i det nye skoleår.
Din digitale hverdag i Aula
”Få genopfrisket vores fælles aftaler om Aula (vores anvendelsesstrategi) på bare 6 minutter.”
Denne video er beregnet til den enkelte medarbejder, for eksempel en ny medarbejder, kan få en hurtig indføring i vores fælles aftaler om anvendelsen af Aula.
Videoen kan også bruges som udgangspunkt for fælles aftaler i et klasseteam eller lignende.
Tips og tricks
Foruden ovenstående, har vi lavet følgende videoer som guider henholdsvis medarbejdere og forældre i den gode anvendelse af Aula.
Visning af mapper
Få styr på visning af mapper i indbakken.
Mapper
Få styr på dine beskeder med mapper.
Avanceret søgning
Find en besked hurtigt ved at bruge avanceret søgning i beskeder.
Udløbsdato på opslag
Hjælp dig selv og forældrene til et bedre overblik ved at sætte udløbsdato på dine opslag.
Slet besked
Sådan får du en besked til at blive helt væk fra alles indbakker.
Hør fra Aula sådan cirka når det passer dig
Få styr på notifikationerne fra Aula (pc og app). Se videoen eller hent en simpel guide til at læse og printe (pdf)
Se kun de stjernevigtige beskeder
Se videoen (3 minutter) om at markere vigtige beskeder, så du nemt kan finde dem igen med filtre i indbakken. Du kan også hente en enkel guide som pdf.
Sorter i indholdet og vælg den rette afsender
Har du børn i Aula flere forskellige steder? Se videoen (3 minutter) om at slå indhold til og fra, og om at vælge den rigtige afsender. Du kan også hente en enkel guide som pdf.
Få ro på indbakken
Sluk notifikationer for en tråd og/eller forlad en samtale, der larmer.
Kommunikation
Børn og Unge