Oversigt over praktiske opgaver og økonomi

Der skal tages kontakt til politi, hjemmeværn senest i november måned hvor de informeres om arrangementet og hjemmeværnet* skal adviseres ift. at hjælpe med afvikling af ankomst og afhentning af unge med busser.

Festivalspladsen skal indhente de nødvendige tilladelser og lave aftaler med vagtfirma.

Gadeplans medarbejdere deltager.

Der afholdes et møde med sikkerhedsansvarlige før arrangementet. 

Aktiviteter udvælges som bl.a. er målrettet fællesskabet.

Liste over aktiviteter færdig udarbejdes ca. d. 1. april. og sendes sammen med programmet til skolerne (senest en måned før sidste skoledag).  

Afklaring af musikken.

Book konferencier og aftale konkurrencer fra scenen.

• Tilmeldinger
• Armbånd
  • Afsendelse af tilmeldingslink
  • Udarbejdelse af liste over tilmeldinger
• Ankomst kontrol QR-kode
• Regler for indgang og afgang (til vagthavende ved indgangen)
• Busdirigering
• Kort over pladsen  
• Ankomstportal
• Skilte

Tilmeldingsfrist fra skolerne drøftes.

Tidspunkt og metode for udsendelse af armbånd drøftes.          

• Afklaring med FOF ift. aktivitet med mad
• Madvogne (betalingsform informeres ud til skolerne)
• Sodavand
• Mad til de frivillige
• Gratis vand til eleverne
• Info til skoler om hvad der findes af mad og drikke på pladsen og priser
• Affaldssortering

Etablere et ’korps’ af hjælpere (lærere) til forskellige opgaver på dagen. Konkret:

• Beskrive hvilke opgaver, som kan løses af hjælperne, herunder tidsforbrug, ’faglighed/fysisk’ samt omfang.
• Afklar samlingssted på GRIM.
• Information, opgavefordeling og kontakt på dagen.
• Deltagelse af medarbejdere fra UngiAarhus (Klubmedarbejder) på dagen. (ca. 20 medarbejder + forplejning)

Planlægge kommunikation internt og eksternt ifm. sidste skoledag. Konkret ved:

• Kommunikationsplan - PowerPoint udarbejdet
• Kommunikationskanaler aftales
• Kort film vedr. arrangementet til Instagram
• Instagramopslag osv.
• Hjemmeside  
• Presse          

Afsøge hvilke kanaler hvorpå man kan få elev involvering evt. instagram

Der skal udarbejdes et program med aktiviteter og tider på.

Der skal være aktiviteter fra start til slut. 

• Kontakt til kommunikation vedr. layout 

 Programmet skal sendes til skolerne senest en måned før ”Sidste skoledag”

Udarbejdelse af spørgeskema til skoler og linkudsendelse til skoler.

Evaluering fra elever via Instagram.

Budgetramme + evt. fondsmidler:

• 2022: 300.000 kr.
• 2023: 300.000 kr.
• 2024: 380.000 kr.
• 2025: 500.000 kr.