Databeskyttelsesrådgiverens behandling af dine personoplysninger

Dine personoplysninger behandles for at kunne besvare din henvendelse. Det betyder, at der kan være behov for at videresende henvendelsen til den relevante forvaltning i Aarhus Kommune, som vil kunne svare på et specifikt spørgsmål vedrørende deres behandling af personoplysninger.

Formålet med databeskyttelsesrådgiverens behandling af dine personoplysninger er dermed ikke konkret sagsbehandling, da denne opgave ligger ved de relevante forvaltninger.

Databeskyttelsesrådgiveren udgør heller ikke en klageinstans for klager over kommunens behandling af personoplysninger.

For at håndtere din henvendelse, behandler vi følgende typer af personoplysninger:

• Navn, e-mail og telefonnummer
• Tilknytning til kommunen

Ved henvendelse via digital post, vil databeskyttelsesrådgiveren automatisk modtage dit cpr-nummer.

Afhængigt af hvad du sender via digital post og/eller oplyser pr. telefonisk samtale, vil der kunne ske behandling af de følsomme eller fortrolige oplysninger, som du videregiver til os. 

Hvor får vi dine personoplysninger fra?

Dine personoplysninger får vi fra dig selv i forbindelse med din henvendelse.

Dit cpr-nummer får vi automatisk, når du skriver til os med Digital Post.

Hvem modtager dine personoplysninger?

Kommunen registrerer dine personoplysninger og videregiver kun personoplysningerne til andre modtagere, herunder offentlige myndigheder og private virksomheder, hvis det er et lovligt. Vi foretager altid en konkret vurdering af hvilke oplysninger, der skal udleveres, f.eks. ved anmodning om videregivelse i forbindelse med aktindsigt, forskning eller statistik.

Modtagere af dine personoplysninger vil være Aarhus Kommunes IT-leverandører. Disse databehandlerne er forpligtet til at handle efter kommunens instruks og overholde de databeskyttelsesretten. 
Det kan være nødvendigt at videresende din henvendelse, herunder dine personoplysninger, til Aarhus Kommunes øvrige forvaltninger, hvis det er nødvendigt for at besvare din henvendelse. Det vil typisk ske, hvis der er tale om en henvendelse om en konkret sag.

Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Din henvendelse og vores besvarelse bliver journaliseret, hvis vi er forpligtede til det.

Hvis din henvendelse giver anledning til videresendelse til forvaltningerne, sletter databeskyttelsesrådgiveren henvendelsen, når den er videresendt, medmindre det vurderes, at databeskyttelsesrådgiveren har behov for at følge med i sagsbehandlingen.

Kommunen sletter personoplysningerne, når opbevaringspligten udløber, og et eventuelt arkiveringskrav er opfyldt. Når personoplysningerne er arkiveret eller slettet, har kommunen ikke længere adgang til dem.

Overførsel af dine personoplysninger til et tredjeland

Aarhus Kommunes behandling af personoplysningerne sker i enkelte af de beskrevne behandlinger hos databehandlere uden for EU og EØS. De lovmæssige grundlag for overførsler til disse databehandlere er at der er indgået en EU standardkontrakt med databehandleren.

Du kan få tilsendt Aarhus Kommunes grundlag for overførelse ved at kontakte databeskyttelsesrådgiveren (se pkt. 5).

Databeskyttelsesrådgiveren behandler dine personoplysninger i forbindelse med din henvendelse jf. databeskyttelsesforordningen artikel 38, stk. 4.

Behandlingen af almindelige personoplysninger sker efter databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra e. 

Behandling af følsomme personoplysninger sker efter databeskyttelsesforordningen artikel 9, stk. 2, litra g.

Oplysninger om strafbare forhold behandles efter databeskyttelsesloven § 8.

Behandling af personnummer sker efter databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af personoplysninger.

Du har ret til at anmode om indsigt i oplysningerne vi har om dig. Du har også ret til at anmode om berigtigelse eller sletning af oplysninger, og du kan også bede om en begrænsning af behandlingen af oplysningerne. Du skal dog være opmærksom på, at kommunen typisk er forpligtet til at gemme de oplysninger vi har noteret om dig, indtil den ovennævnte slettefrist indtræder.

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 21.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte Aarhus Kommune.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk

Aarhus Kommune er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

Adresse: Aarhus Kommune, Rådhuspladsen 2, 8000 Aarhus C.

CVR-nummer: 55133018

Telefon: 89 40 20 00

Digital Post: Skriv til Aarhus Kommune

Digital Post: Skriv til databeskyttelsesrådgiveren

Spørgsmål vedr. databehandlingen

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren med generelle spørgsmål til Aarhus Kommunes håndtering af dine personoplysninger og om reglerne for databeskyttelse i den forbindelse.

Har du spørgsmål om en specifik sag eller et specifik forløb hos Aarhus Kommune, skal du kontakte den afdeling, som sagen er tilknyttet. Du kan evt. søge efter afdelingen her på hjemmesiden.

Hvis du er uenig i den måde, som databeskyttelsesrådgiveren behandler dine personoplysninger på, er du velkommen til at kontakte os.

Hvis du ønsker at klage over Aarhus Kommunes behandling af dine personoplysninger, skal det ske til Datatilsynet på nedenstående kontaktoplysninger:

Mail: dt@datatilsynet.dk

Telefon: 33 19 32 00

Adresse: Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby

Du kan også læse mere om dine rettigheder m.v. på Datatilsynets hjemmeside.