Oversigt over praktiske opgaver og økonomi

• Sikre at politiet er orienteret om datoen for arrangementet og herunder afklare evt. hjælp til trafikafvikling ved ankomst og afhentning.
• Sikre at festivalspladsen indhenter de nødvendige tilladelser og lave aftaler med vagtfirma.
• Indhenter øvrige kommunale tilladelser til f.eks. skiltning, lukning af veje etc.
• Koordinering med f.eks. Gadeplans medarbejdere og opsøgende ungeteam ift. deltagelse
• Afholdelse af et møde med sikkerhedsansvarlige før arrangementet. 

• Afklare metode for tilmeldinger samt tilmeldingsfristen
  • Afsendelse af tilmeldingslink
  • Udarbejdelse af liste over tilmeldinger
• Bestille armbånd samt afklare metode for udsendelse af armbånd til de tilmeldte
• Afklare tjek-in ved ankomst
  • Oprette QR-kode til ankomst kontrol
• Udarbejde og informere om regler for indgang og afgang (til vagthavende ved indgangen)
• Sikre sikker busdirigering

Planlægge kommunikation internt og eksternt ifm. sidste skoledag. 

• Udarbejde en kommunikationsplan og herunder kanaler, der anvendes
• Lav en kort inspirationsfilm vedr. arrangementet til Instagram
• Udarbejdelse af forskellige Instagramopslag osv.
• Udarbejd grafiske materialer: invitation, informationsbreve, forældrebreve, kort over pladsen, skilte på pladsen etc. 
• Sikre den rette og løbende information på hjemmeside  
• Pressehåndtering          

• Undersøge og afklare mulighederne for elevinvolvering og hvordan, dette er muligt.
  • Overvej tidspunkt for elevinvolveringen ift. øvrig planlægning (undgå tidspres)

• Udarbejd et musikprogram.
• Book konferencier.
• Planlægning af sceneprogrammet f.eks. konkurrencer fra scenen.

• Undersøge muligheden for at inkludere forskellige aktiviteter i programmet.
• Udarbejde kommunikation vedr. aktiviteterne.
• Anskaf hjælpere, der sikre at aktiviteterne kan gennemføres og eleverne har mulighed for at blive guidede.

• Etablere et ’korps’ af hjælpere (lærere) til forskellige opgaver på dagen. 
  • Beskrive hvilke opgaver, som kan løses af hjælperne, herunder tidsforbrug, ’faglighed/fysisk’ samt omfang.
• Afklare samlingssted.
• Sende information ud til hjælpere om opgavefordeling og kontakt på dagen.
• Koordinere deltagelse af medarbejdere fra UngiAarhus (Klubmedarbejder) på dagen.

• Afklare hvilke muligheder for mad og drikke kan bestilles.
• Bestil madvogne samt drikkevarer.
• Bestilling af mad til de frivillige.
• Udarbejd kommunikation til skoler om hvilke mad- og drikkevare, der kan bestilles på pladsen samt informere om priser og betalingsform til eleverne.
• Sikre affaldssortering.

• Afklare om og hvordan, der skal/kan laves en evaluering - samt målgruppen for evalueringen
• Udarbejd af evaluering samt indsamlingsmetode og kanaler

Budgetramme + evt. fondsmidler:

• 2022: 300.000 kr.
• 2023: 300.000 kr.
• 2024: 380.000 kr.
• 2025: 500.000 kr.